Wil jij graag een activiteit organiseren voor een bepaalde doelgroep? Ongeacht de activiteit en de doelgroep is het handig om een stappenplan te hanteren. Je start altijd door te kijken binnen welke organisatie of instelling je een activiteit gaat organiseren, er zit een groot verschil in de organisatie voor jongeren of voor ouderen.

Omgeving

Wanneer je duidelijk hebt voor welke doelgroep je een activiteit wilt organiseren kun je gaan kijken naar de omgeving. Wil je een avontuurlijke outdooractiviteit organiseren? Zorg er dan voor dat je een leuke locatie in een bos hebt waar je de activiteiten kan uitzetten, zo motiveer je de deelnemers. Wil je een sportdag organiseren? Dan is het wel zo handig om dit in de zomer op een ruim buitenveld te doen, is het winter? Zoek dan een geschikte sportzaal. De deelnemers zullen minder gemotiveerd zijn wanneer ze in de winter staan de klappertanden op een sportveld. Denk dus goed na over de omgeving waar de de activiteit wilt organiseren.

Doelgroep benaderen

Hoe ga je je doelgroep benaderen? Elke doelgroep vraagt om een andere benadering. Kinderen moet je op een andere manier enthousiasmeren dan ouderen. Voor dat je je doelgroep gaat benaderen is het belangrijk om een passende activiteit aan te bieden. Een bingoavond zal bij ouderen goed in de smaak vallen en misschien iets minder bij jongeren. Een outdooractiviteit is voor veel tieners onwijs leuk, maar voor ouderen is dit wat lastiger. Wanneer je het echt goed aan wilt pakken kun je ervoor kiezen om een uitgebreide doelgroepanalyse uit te werken, maar wanneer je activiteit wat kleinschaliger is kun je je doelgroep benaderen na een kort onderzoekje. Bedenk welke activiteiten aansluiten bij je doelgroep en hoe je de doelgroep wilt bereiken. Jongeren kun je misschien per email of social media bereiken terwijl ouderen het prettiger vinden dat je persoonlijk contact maakt.

Uitwerking activiteit

Denk goed na over de activiteit die je wilt organiseren. Hoeveel deelnemers heb je nodig? Hoelang gaat de activiteit duren? Hoeveel begeleiders heb je nodig? Welk materiaal heb je nodig? Heb je vergunningen nodig? Heb je nagedacht over de veiligheid? Heb je een EHBO’er nodig? Zorg dat je alles helemaal uitgewerkt hebt, maak een draaiboek voor de voorbereidingen, maar ook voor de dag zelf. Zorg dat alles hier duidelijk in uitgeschreven is, wanneer moet je wat regelen? Wie is waar verantwoordelijk voor? Wie is de eindverantwoordelijke? Wanneer moet de promotie gestart worden? Hoe ga je het event promoten?

Het is belangrijk dat je alles goed uitgewerkt hebt. Zorg ervoor dat je de dag voor de activiteit alle materialen compleet hebt en dat je alvast opgebouwd hebt als dat nodig is. Zorg dat je altijd weet wat je moet doen wanneer er ongelukken gebeuren, een veilige omgeving is erg belangrijk.